個人事業主で計上できる経費は？必要な書類と課せられる可能性があるペナルティをご紹介

2025年5月20日

会社員から個人事業主になると、自分で対応しなければならない業務の代表例が「経費の計上」です。
実際に個人事業主を検討している方の多くは、

「個人事業主になったら、どこまで経費として申告できるの？」
「そもそも経費はどうやって管理するの？」

といった悩みを抱えていることでしょう。しかし、基本ルールを理解すれば経費計上は大きなメリットになります。この記事では、経費として計上できるものから必要書類、想定されるペナルティまで詳しく解説します。

個人事業主の経費とは？

経費とは、収入を得るために必要だった事業活動上の支出を指します。個人事業主が事業を進めるうえでかかった費用は原則として経費扱いとなり、課税される所得を減らす効果があります。

たとえば所得税では、個人の収入からその収入を生み出すために使った経費を差し引いた金額が「所得」として課税対象になります。つまり収入があった場合、その収入に対応する経費を計上することで実際に課税される利益を減らせるわけです。

会社員の場合、経費の処理は会社が行ってくれますが、個人事業主はこの作業を自分で管理する必要があります。事前に知識を身につけておきましょう。

計上できる経費の上限はない

個人事業主が計上できる経費に、基本的に「ここまで」という金額制限はありません。事業に必要な支出であれば高額でも経費として認められます。
ただし、収入に対して経費が極端に多い 場合、税務署から「本当に事業に必要だったのか？」と確認される可能性があります。売上とのバランスを意識して計上することがポイントです。

個人事業主の経費として計上できるもの・できないもの

経費として計上できるもの

代表的な経費科目は以下のとおりです。

水道光熱費
仕入
消耗品費
広告宣伝費
通信費
旅費交通費
車両費
飲食代
事務所関連費用
支払手数料
租税公課
雑費など

中でもイメージしづらいのが租税公課です。これは国や自治体に納める税金や会費を指し、自動車税・不動産取得税・固定資産税・印紙税などが該当します。組合の年会費なども租税公課として計上可能です。
また、雑費は他の科目に当てはまらない費用――たとえば事務所の引越費用や会議室のキャンセル料――を処理する際に用います。

経費として計上できないもの

福利厚生費（個人事業主本人分）
健康診断費（個人事業主本人分）
事業主自身への支払い
10 万円以上の資産購入（※減価償却の対象）
事業と無関係の支出など

福利厚生費や健康診断費でも、従業員にかかる ものは経費にできます。個人事業主本人に対する支払いは経費にできない点に注意してください。

個人事業主が経費を計上するメリット

経費計上は「面倒くさい」と感じやすい業務ですが、正しく行うと節税につながります。所得が実際よりも多く見積もられることを防ぎ、結果として税金負担を軽減できます。さらに資金の動きが明確になり、予算計画が立てやすくなります。

支出を正確に記録するためには、プライベート用と事業用でクレジットカードや口座を分けると帳簿付けがスムーズです。

経費計上に必要な書類

経費を計上する際は、支出が事業に関係するものであると証明できる書類が必要です。具体的には「いつ」「誰が」「いくら」「誰に」「何のために」がわかる内容が求められます。

領収書
クレジットカード利用明細
銀行振込記録
納品書
ネット購入時の確認メール・画面など

電子帳簿保存法の改正により、デジタルデータの保存要件も厳格化されています。日頃からレシートや明細の保管を徹底し、月別・カテゴリ別に整理しておきましょう。

領収書を紛失した場合の対処法

領収書を紛失した場合は、まず発行元に再発行できるか確認します。ただし、不正利用防止の観点から再発行に応じない企業もあります。その場合、レシートやクレジットカード明細で代用できるか検討してください。前述の五要素が確認できれば経費として処理できる可能性があります。

不正な経費計上による 3 つのペナルティ

意図的でなくても誤った申告をすると、税務調査でペナルティを科せられる場合があります。

過少申告加算税
申告内容に虚偽やミスがあった場合、追加税額の 10 %（50 万円超部分は 15 %）が加算されます。調査前に自主的に修正すれば免除または軽減されます。
無申告加算税
期限内に申告できなかった場合、本来の税額の 15 %（50 万円超部分は 20 %）が加算されます。調査前に期限後申告を行うと 5 % に軽減。法定期限から 1 か月以内の自主申告などでは加算税がかからないこともあります。
不納付加算税・延滞税
申告後に税金を納付しなかった場合、延滞税が発生します。源泉所得税を納付しない場合は不納付加算税の対象です。